TPS, TVQ, TVH : comment automatiser le calcul dans votre logiciel comptable

Une déclaration de TPS/TVQ, c'est quelques cases à remplir. Ce qui prend du temps, c'est d'arriver aux chiffres qui vont dedans : la TPS et la TVQ perçues sur vos ventes, moins celles que vous récupérez sur vos achats. Voici ce qu'un logiciel comptable peut automatiser, niveau par niveau, et ce qui vous reste à faire à la main.

Pourquoi les taxes vous prennent autant de temps

Les sources de friction typiques :

• Codes de taxe par client/fournisseur : la taxe suit le lieu de la fourniture, pas l'adresse du fournisseur. Une nuit d'hôtel à Toronto porte la TVH de 13 % ; un fournisseur ontarien qui vous livre des biens au Québec facture la TPS, plus la TVQ seulement s'il est inscrit au fichier de la TVQ. Un fournisseur québécois inscrit facture TPS+TVQ. À la main, il faut y penser à chaque facture.
• CTI/RTI à séparer : sur chaque achat, vous devez identifier la part de taxe récupérable (entreprise) et la part non récupérable (personnel, repas d'affaires à 50 %, etc.).
• Remise mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon vos ventes taxables : jusqu'à 1,5 M$ par année, la période de base est annuelle ; de 1,5 M$ à 6 M$, trimestrielle ; au-delà, mensuelle. La déclaration est due un mois après la fin d'une période mensuelle ou trimestrielle, en général trois mois après une période annuelle (Revenu Québec, « Périodes de déclaration »).
• Pièces justificatives : pour réclamer un CTI ou un RTI, une facture de 100 $ ou plus doit montrer le numéro d'inscription du fournisseur et la taxe ; à 500 $ et plus, il faut aussi votre nom, les conditions de paiement et une description de l'achat. Ces seuils ont remplacé les anciens 30 $ et 150 $, encore cités un peu partout (Revenu Québec, « Comment demander des CTI et des RTI »).

Les niveaux d'automatisation, de 0 à 4

Plutôt qu'un temps moyen qui ne voudrait rien dire pour votre entreprise, chaque niveau se juge à une seule question : qu'est-ce qui reste à faire à la main ?

Niveau 0 — Tout à la main (Excel)

Vous tenez vos taxes dans une feuille à part et vous additionnez chaque mois. Ce qui reste à la main : tout. Chaque montant recopié est une occasion de se tromper, et l'erreur ne se voit qu'au moment où les totaux ne balancent pas.

Niveau 1 — La taxe se calcule sur chaque facture

Le logiciel a des codes de taxe (TPS, TPS+TVQ, TVH, exonéré, détaxé). Il calcule la taxe dès que vous saisissez un montant. Ce qui reste à la main : choisir le bon code, facture par facture, puis additionner la période.

Niveau 2 — La bonne taxe s'applique d'office

Le code se règle une fois : pour toute l'entreprise, par client ou fournisseur, ou selon la province où la vente a lieu (en général, l'adresse du client ou de livraison). Ce qui reste à la main : les exceptions, et le total de la période.

Niveau 3 — La période se prépare seule

En fin de période, le logiciel additionne la taxe perçue sur vos ventes et la taxe payée sur vos achats, puis calcule le net à remettre. Ce qui reste à la main : vérifier, puis inscrire les montants dans votre déclaration (formulaire FPZ-500) dans Mon dossier pour les entreprises.

Niveau 4 — La déclaration part du logiciel

Le logiciel transmet la déclaration sans ressaisie. Ce qui reste à la main : relire avant d'envoyer. Cette étape-là ne devrait jamais disparaître.

À noter : pour toute période qui commence le 1^er janvier 2024 ou après, la déclaration se transmet obligatoirement en ligne, sauf pour les organismes de bienfaisance (Revenu Québec, « Transmission – Déclaration de la TPS/TVH et de la TVQ »). La vraie question n'est donc plus papier ou en ligne, mais ressaisie ou pas.

Où se situe Forge Tech Accounting, niveau par niveau

Je remplis ce tableau pour mon logiciel seulement, avec ce que le code fait aujourd'hui. Tout se vérifie pendant l'essai.

Niveau	Forge Tech	Concrètement
1	Oui	TPS (5 %) et TVQ (9,975 %) calculées séparément sur le même sous-total de ligne : jamais de taxe sur la taxe (pourquoi c'est la règle depuis 2013).
2	En partie	TPS et TVQ cochées d'office sur chaque facture, selon le profil de votre entreprise, et décochables facture par facture. Pas encore de taxe différente par client ou par province.
3	Oui	Module Rapports fiscaux : taxes perçues, taxes payées (CTI/RTI) et remise nette pour le trimestre, l'année ou les dates de votre choix. Export PDF et Excel. La taxe payée sur vos achats est déjà répartie entre TPS et TVQ ; la taxe perçue sur vos factures sort en un seul total TPS+TVQ, à répartir (voir l'exemple plus bas).
4	Non	Le logiciel ne transmet pas la déclaration. Vous recopiez les montants du rapport dans Mon dossier pour les entreprises : une poignée de cases.

Le calcul sur les factures est inclus dès le forfait Base (29 $/mois). Les Rapports fiscaux arrivent avec Starter (49 $/mois).

QuickBooks Online, Sage 50, Acomba, Wave : je ne remplis pas leur colonne à leur place. Pendant votre essai, posez-leur la même question aux niveaux 1 à 4 : qu'est-ce qui reste à faire à la main ? La réponse se vérifie en quelques minutes de démonstration.

Exemple : une remise mensuelle, calculée ligne par ligne

Exemple avec des chiffres ronds, pour voir la mécanique. Une PME inscrite, un mois : 25 000 $ de ventes taxables au Québec, 7 600 $ d'achats taxables, dont 400 $ de repas d'affaires. Si vous remettez au trimestre ou à l'année, c'est le même calcul sur plus de mois.

	TPS (5 %)	TVQ (9,975 %)
Perçue sur 25 000 $ de ventes	1 250,00 $	2 493,75 $
Récupérable sur 7 200 $ d'achats	− 360,00 $	− 718,20 $
Récupérable sur 400 $ de repas (50 %)	− 10,00 $	− 19,95 $
Net à remettre	880,00 $	1 755,60 $

Total à remettre : 2 635,60 $. Oubliez la règle des 50 % sur les repas et vous réclamez 29,95 $ de trop : petit montant, mais il revient chaque mois. Revenu Québec permet aussi de tout réclamer en cours d'année, puis d'ajouter 50 % des CTI et RTI réclamés à la taxe nette de la première période qui suit la fin de votre exercice (ou, si vous déclarez une fois par année, dans la déclaration de cet exercice) (« Frais de repas et de représentation – CTI et RTI »).

Dans Forge Tech, le même mois se fait ainsi :

1. Vos factures de vente calculent la TPS et la TVQ au moment de la saisie.
2. Vos achats entrent comme factures fournisseurs. Les modules OCR lisent les factures et reçus en PDF qui contiennent du texte (ceux qui arrivent par courriel, par exemple), en tirent le total et les taxes, et préparent une facture fournisseur en brouillon ; vous la révisez.
3. Module Rapports fiscaux → choix de la période → taxes perçues, taxes payées, remise nette. Export Excel, ou PDF avec votre logo, votre NEQ et vos numéros de TPS et de TVQ en en-tête (tirés de votre profil) : prêt à remettre à votre comptable.
4. La taxe perçue sort en un seul total : 3 743,75 $ dans l'exemple. Si toutes vos ventes portent TPS et TVQ, la répartition est une multiplication : 3 743,75 × 5 ÷ 14,975 = 1 250,00 $ de TPS ; le reste, 2 493,75 $, c'est la TVQ.
5. Vous vérifiez les exceptions (repas, TVH, achats hors Canada), puis vous inscrivez les montants dans Mon dossier pour les entreprises.

Le rapport PDF se termine lui-même par ce rappel : c'est un outil d'aide, à vérifier avant de soumettre la déclaration officielle.

Le piège commun : les exceptions

Une partie de vos transactions ne suit pas la règle générale. Cinq cas à surveiller :

• Fournisseur OSBL : beaucoup de ses fournitures sont exonérées. Pas de taxe facturée, donc rien à récupérer. Vérifiez la facture plutôt que de supposer.
• Achat taxé à la TVH (l'hôtel de Toronto, par exemple) : la TVH payée (13 % en Ontario) se récupère en entier comme CTI, sans RTI. Vérifiez comment votre logiciel la classe.
• Achats hors Canada : le fournisseur étranger ne facture souvent ni TPS ni TVQ. La TPS payée à la douane, elle, se récupère comme CTI : gardez le document de douane.
• Repas et représentation : seulement 50 % de la TPS et de la TVQ payées se récupèrent (voir l'exemple plus haut).
• Véhicule à usage mixte : la récupération dépend de la part d'usage d'affaires et de règles propres aux voitures de tourisme. À valider avec votre comptable.

Je préfère vous le dire franchement : aucun logiciel ne devine seul qu'un repas était un repas d'affaires, et le mien ne fait pas exception. Aujourd'hui, Forge Tech répartit la taxe d'une facture fournisseur entre TPS et TVQ selon les taux du Québec ; une facture à TVH, ou à TPS seule (fournisseur non inscrit à la TVQ), se corrige donc à la main. Ce qu'un logiciel doit vous donner, ce sont des totaux propres, pour que la correction soit une soustraction et pas une recherche.

Le calcul, avec vos chiffres

Trois lignes. Remplacez mes hypothèses par les vôtres :

• Hypothèse 1 : votre heure vaut 50 $.
• Hypothèse 2 : Starter coûte 49 $/mois, ou 490 $ pour 12 mois avec l'abonnement annuel (2 mois offerts).
• Seuil de rentabilité : 490 $ ÷ 50 $ = 9,8 heures par année, soit environ 49 minutes par mois.

Autrement dit : si le logiciel vous fait gagner plus de 49 minutes par mois sur les taxes, il est payé. À 75 $ de l'heure, le seuil tombe à 33 minutes. Et les 34 modules de Starter ne servent pas qu'aux taxes : facturation, conciliation bancaire, stocks, lecture des factures fournisseurs en PDF.

Vous avez des employés ? Pro (99 $/mois, 990 $ par année avec l'abonnement de 12 mois) ajoute la paie québécoise, pour 71 modules au total.

Pour commencer

3 actions cette semaine :

1. Chronométrez votre prochaine remise, du premier reçu classé au dernier montant inscrit : c'est le temps à mettre en face du seuil de 49 minutes calculé plus haut.
2. Vérifiez vos montants avec la calculatrice TPS/TVQ/TVH en ligne, ou prenez la version Excel gratuite sur la page Ressources.
3. Essayez Forge Tech 30 jours, logiciel complet, sans carte de crédit. Saisissez les factures d'un mois que vous avez déjà déclaré, et comparez la remise nette obtenue à celle de votre déclaration. Si elles concordent, vous savez ce que vaut le logiciel ; sinon, l'écart vous montre l'exception à régler : démarrer l'essai.

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— Guillaume Régimbald, Fondateur, Forge Tech Inc.