OCR factures fournisseurs IA : automatiser la saisie

Si tu saisis encore tes factures fournisseurs à la main, tu recopies des chiffres qui existent déjà dans un PDF. L'OCR + IA de Forge Tech lit ce PDF, remplit les champs et prépare la facture fournisseur. Le bouton qui le fait est inclus dès le forfait Base, à 29 $ par mois. Voici comment ça marche concrètement, ce que ça lit, ce que ça ne lit pas encore, et comment calculer ce que tu gagnerais.

Le problème : la saisie manuelle est une fuite de temps que personne ne mesure

Fais le calcul avec tes propres chiffres :

• F = nombre de factures fournisseurs reçues par mois
• M = minutes de saisie par facture (chronomètre 10 factures, divise par 10)
• T = coût d'une heure pour la personne qui saisit
• Coût mensuel = F × M ÷ 60 × T

Exemple, avec des chiffres ronds à remplacer par les tiens : 100 factures × 5 minutes = 500 minutes, soit 8 h 20 par mois. À 35 $ de l'heure, environ 292 $. Si la révision d'une facture pré-remplie te prend 1 minute au lieu de 5, tu récupères 400 minutes : 6 h 40, environ 233 $ par mois.

Le temps n'est pas le seul coût. Une TVQ mal recopiée, c'est un remboursement de taxe réclamé au mauvais montant. Un fournisseur mal saisi, c'est un paiement au mauvais endroit ou une dépense dans la mauvaise catégorie.

Comment fonctionne l'OCR + IA dans Forge Tech

Dans le logiciel, ces étapes s'affichent sous le nom « IA Forgeron ». Concrètement, il y a deux portes d'entrée.

Porte 1 : le bouton « Importer facture (IA) » des Comptes fournisseurs

1. Choisis un ou plusieurs PDF (ou un fichier CSV ou TXT).
2. PdfPig, une bibliothèque .NET, extrait le texte du PDF.
3. Un modèle Llama 3.1, qui tourne sur le serveur de Forge Tech, lit ce texte et répond dans un format JSON imposé :
   • Nom, courriel et téléphone du fournisseur
   • Numéro de facture
   • Date d'émission et d'échéance
   • Sous-total, TPS, TVQ, TVH, total
   • Devise (CAD, USD, EUR)
   • Lignes détaillées
   Il ajoute une note de confiance entre 0 et 1. C'est son auto-évaluation, pas une mesure.
4. Le fournisseur est retrouvé par son nom (sans égard aux accents, aux majuscules ni aux « inc. », « ltée » ou « enr. ») ou par son courriel. S'il n'existe pas, sa fiche est créée.
5. La facture fournisseur est créée avec ses lignes, puis comptabilisée : dépenses et taxes au débit, comptes fournisseurs au crédit. Pas de date d'échéance sur la facture ? Le logiciel met 30 jours après la date d'émission. Si ton plan comptable est incomplet, la facture reste à approuver.
6. Un récapitulatif affiche, pour chaque fichier, le fournisseur, le total, le statut et la note de confiance. Tu relis.

Porte 2 : le module « OCR factures IA »

1. Dépose le PDF dans le module.
2. Le fichier entre dans une file traitée toutes les 5 minutes, 20 fichiers par entreprise à chaque passage.
3. PdfPig extrait le texte. Des expressions régulières repèrent d'abord le numéro de facture, les dates (format AAAA-MM-JJ), le sous-total, le total et la devise. Si le sous-total et le total sont trouvés, les taxes valent la différence.
4. Claude, le modèle d'Anthropic, complète les champs manquants. S'il ne répond pas, le logiciel garde ce que les expressions régulières ont trouvé.
5. La facture fournisseur est créée en brouillon, avec la mention « Réviser puis approuver ». Tu compares avec le PDF, puis tu approuves.

Mode automatique : de la boîte courriel au brouillon

Crée une boîte courriel dédiée (ex : [email protected]) et demande à tes fournisseurs d'y envoyer leurs factures. Branche-la dans le module avec ses paramètres IMAP (pour Gmail, il faut un mot de passe d'application ; le mot de passe est chiffré avant d'être enregistré). Coche ensuite l'import des factures fournisseurs dans le Centre d'automatisation. Toutes les 30 minutes, Forge Tech :

1. Ouvre la boîte et prend les courriels non lus des 30 derniers jours (50 au plus par passage)
2. Garde ceux dont l'objet contient un mot-clé : facture, invoice, bill, receipt, reçu (tu peux changer la liste)
3. Enregistre les pièces jointes PDF et images
4. Marque le courriel comme lu, ou le range dans un dossier « traité », si tu l'as demandé
5. Envoie chaque fichier dans la file du module OCR
6. Crée la facture fournisseur en brouillon

Le brouillon est voulu. Une « facture » qui arrive par courriel peut être un pourriel ou une tentative de fraude. Rien n'entre dans tes livres avant que tu l'aies approuvée.

Ce que le logiciel lit, et ce qu'il ne lit pas encore

Au sens strict, l'OCR (reconnaissance optique de caractères) lit une image. Ce que fait Forge Tech aujourd'hui, c'est lire le texte déjà présent dans un PDF, puis le faire interpréter par une IA. Pour une facture produite par le logiciel de ton fournisseur, ça revient au même. Pour un papier numérisé en simple image, ou une photo, non.

Type de document	Ce qui se passe aujourd'hui	Ce que tu fais
PDF natif (généré par logiciel)	Le texte est lu, les champs sont remplis	Tu compares le total et les taxes avec le PDF
Fichier CSV ou TXT	Lu directement par l'import des Comptes fournisseurs	Même vérification
PDF scanné	S'il n'est qu'une image, il n'y a aucun texte à lire : l'import des Comptes fournisseurs le refuse avec un message, et le module OCR ne crée pas de facture	Le test en deux secondes : ouvre le PDF et essaie de surligner un montant. Si ça surligne, le texte est là et Forge Tech peut le lire. Sinon, saisis la facture toi-même.
Photo cellulaire (JPG, PNG)	Acceptée par le module OCR, mais pas lue : aucun moteur de reconnaissance d'image n'est encore branché	Saisie manuelle
Reçu thermique (épicerie)	Même chose s'il est photographié. Lu s'il arrive en PDF électronique	Demande le reçu par courriel quand c'est offert

Il n'y a pas de colonne « précision » dans ce tableau. La précision qui compte pour toi, c'est celle obtenue sur les factures de tes fournisseurs, avec leurs mises en page à eux. Celle-là, tu peux la calculer toi-même.

Pendant l'essai de 30 jours, passe tes 20 dernières factures dans l'import et compte les champs corrigés. Exemple : 20 factures × 8 champs vérifiés (fournisseur, numéro, date, échéance, sous-total, taxes, total, devise) = 160 champs. Si tu en corriges 8, ton taux de correction est de 5 % (8 ÷ 160). Ce chiffre-là, tu peux le croire : il vient de tes fournisseurs.

Champs spécifiques au Québec

Ce que l'import des Comptes fournisseurs demande à l'IA :

• séparer la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %) en deux montants ;
• mettre la TVH (13 % en Ontario, par exemple) dans son propre champ ;
• indiquer la devise : CAD, USD ou EUR (CAD si elle n'en trouve aucune).

Les montants de TPS, TVQ et TVH lus par l'IA sont inscrits dans les notes de la facture, pour que tu les compares. Mais la répartition qui entre dans tes livres ne dépend pas d'elle : à l'approbation, un contrôle arithmétique repart du sous-total et du total des taxes. Si les taxes valent 14,975 % du sous-total, à 10 ¢ près, le logiciel inscrit 5 % en TPS et 9,975 % en TVQ.

Exemple : sous-total de 200,00 $. 200 × 14,975 % = 29,95 $ de taxes. TPS : 200 × 5 % = 10,00 $. TVQ : 200 × 9,975 % = 19,95 $.

Le cas à surveiller : si le montant des taxes ne correspond à aucun taux connu (achat en partie exonéré, taxes US, frais non taxables), tout est inscrit en TPS. Corrige-le avant ta déclaration : une taxe de vente américaine ne donne droit à aucun crédit de TPS.

Ce que l'IA ne lit pas encore : les numéros d'inscription du fournisseur. TPS : 9 chiffres, puis RT et 4 chiffres (ex : 123456789 RT0001). TVQ : 10 chiffres, puis TQ et 4 chiffres (ex : 1234567890 TQ0001). Tu en as besoin pour réclamer tes crédits de taxe (CTI et RTI) au-delà d'un certain montant d'achat : jette un œil au bas de la facture. Même chose pour la licence RBQ d'un sous-traitant en construction : vérifie-la toi-même.

Ce que le logiciel retient d'une facture à l'autre

Il n'y a pas d'apprentissage caché : chaque facture est lue à neuf. Ce qui s'améliore avec l'usage, c'est ta fiche fournisseur.

• La première facture d'un fournisseur crée sa fiche. Les suivantes s'y rattachent, même si le nom s'écrit « Plomberie Gagnon Inc. » une fois et « PLOMBERIE GAGNON » la suivante.
• Donne à ce fournisseur un compte de dépense par défaut : chaque facture approuvée y va, sauf les lignes où tu choisis un autre compte.
• Avec le forfait Pro, la détection d'anomalies compare chaque nouvelle facture à la moyenne du fournisseur (dès 3 factures antérieures) et signale celle qui dépasse 3 fois cette moyenne.

Qui approuve dépend de la porte. Avec le bouton des Comptes fournisseurs, la facture est comptabilisée d'un coup : relis le récapitulatif et corrige au besoin. Avec le module OCR et le mode courriel, chaque facture t'attend en brouillon.

Coût

Pas de frais par facture. Le bouton « Importer facture (IA) » fait partie des Comptes fournisseurs, inclus dès le forfait Base (29 $ par mois). Le module « OCR factures IA », avec sa file d'attente et le mode courriel, fait partie du forfait Starter (49 $ par mois pour l'entreprise, jusqu'à 3 utilisateurs) ; au forfait Base, tu peux l'ajouter à la carte pour 24,99 $ par mois.

Exemple, repris du début : sur 100 factures, si la révision te prend vraiment 1 minute au lieu de 5, tu récupères 400 minutes, environ 233 $ de temps par mois, pour un forfait à 29 $. Si ton chronomètre dit plutôt 3 minutes, tu récupères 200 minutes, environ 117 $. Refais-le avec tes minutes à toi.

Et tes documents ? L'import des Comptes fournisseurs utilise le modèle Llama sur le serveur de Forge Tech : le texte de ta facture ne va chez aucun fournisseur d'IA. Le module OCR et le mode courriel utilisent Claude, d'Anthropic, aux États-Unis. Si ton entreprise ne peut pas laisser sortir ses documents (cabinet d'avocats, clinique), je coupe l'IA externe pour ton compte : les fichiers du module restent en attente, et tu passes par l'import des Comptes fournisseurs.

Essai gratuit Forge Tech : 30 jours, tout le logiciel, sans carte de crédit. Ensuite, le bouton d'import IA reste inclus dès le forfait Base, et le module OCR complet dès le forfait Starter.

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— Guillaume Régimbald, Fondateur, Forge Tech Inc.