Calendrier + tâches : invitations par courriel style Outlook

Envoyer une invitation de calendrier (.ics) ou assigner une tâche par courriel, c'est ce que tu fais d'habitude dans Outlook. Dans Forge Tech, les deux se font depuis les modules Calendrier et Tâches (menu Communications), sans Outlook et sans serveur de courriel à configurer.

Le format .ics : un standard, pas un format maison

Le format iCalendar (.ics) est défini par la norme RFC 5545, publiée par l'IETF en septembre 2009. C'est lui que lisent les calendriers courants :

• Outlook (Windows, Mac, Web)
• Gmail / Google Agenda
• Apple Calendar (Mac, iPhone, iPad)
• Thunderbird
• Fastmail, Proton, Tuta

Forge Tech joint le fichier avec le type text/calendar, celui que les messageries associent aux invitations. Ton invité n'a rien à installer et n'a pas besoin d'un compte Forge Tech.

Envoyer une invitation calendrier depuis Forge Tech

1. Communications → Calendrier
2. Crée l'événement (titre, date, heure de début et de fin, lieu, description)
3. Clique « Inviter par courriel »
4. Choisis l'événement dans la liste et saisis les adresses, séparées par des virgules
5. Clique « Envoyer l'invitation »

→ Chaque destinataire reçoit un courriel qui résume le sujet, la date, le lieu, les détails et ton adresse, avec le fichier invitation.ics joint. La plupart des messageries proposent d'ajouter l'événement au calendrier ; sinon, un double-clic sur la pièce jointe fait le travail.

Deux détails pratiques : si tu as configuré l'habillage de tes courriels (nom d'entreprise, logo), l'invitation part avec. Et chaque envoi est inscrit au journal d'audit, avec le sujet et le nombre d'invitations parties sur le nombre demandé. Le jour où un client te dit qu'il n'a rien reçu, tu as la trace.

Assigner une tâche par courriel

1. Communications → Tâches
2. Crée une tâche (titre, échéance, priorité, détails)
3. Clique « Assigner par courriel »
4. Choisis la tâche et saisis l'adresse de la personne

→ La personne reçoit un courriel avec :

• Le titre de la tâche
• La date d'échéance
• La priorité (quatre niveaux dans le module : Faible, Normale, Haute, Urgente)
• Les détails
• L'adresse de la personne qui assigne

Dans le module, chaque tâche a aussi un statut : Ouverte, En cours, Terminée ou Annulée.

Deux cas concrets

Exemple : la réunion trimestrielle avec un client

Calendrier → « Bilan du 3e trimestre avec ACME inc. » → 15 octobre, de 14 h à 15 h → Inviter par courriel : [email protected], [email protected]. Ton client et ton comptable reçoivent le même courriel, avec le même .ics, qu'ils soient sur Outlook, Gmail ou un iPhone.

Exemple : une tâche pour une collègue

Tâches → « Réviser le budget marketing du 4e trimestre » → échéance 10 novembre, priorité Haute → Assigner par courriel à [email protected]. Marie reçoit le titre, l'échéance, la priorité et les détails. Si elle a un accès à ton Forge Tech, elle voit la même liste de tâches que toi et la coche quand c'est fait.

Et si tu gardes Outlook ?

Garde-le. Forge Tech ne se synchronise pas automatiquement avec Outlook 365, et je préfère te l'écrire ici plutôt que de te le laisser découvrir une fois abonné.

Le pont entre les deux, c'est le .ics : ajoute ta propre adresse aux destinataires, et l'événement entre dans ton Outlook comme n'importe quelle invitation. Aucune connexion à configurer, aucun accès à ton compte Microsoft à donner.

Outlook ou Forge Tech : qui fait quoi

Critère	Microsoft 365 (Outlook)	Forge Tech
Facturation	Par utilisateur, par mois	Par entreprise : inclus dans le forfait Pro (99 $/mois, jusqu'à 10 utilisateurs)
Boîte courriel, Word, Excel	Oui, c'est son rôle	Non, ce n'est pas le sien
Invitation .ics par courriel	Oui	Oui, avec trace au journal d'audit
Tâches avec priorité, statut, échéance	Oui, dans ses applications de tâches	Oui, dans le module Tâches
Au même endroit que tes clients et tes factures	Non	Oui : même base de données que ta comptabilité

Ce que ça coûte, calcul à l'appui

Le prix de Microsoft 365 varie selon le forfait et la période, alors je ne l'écris pas ici. Je te donne la méthode, et tu mets ton propre chiffre : il est sur ta facture.

Exemple : une équipe de 6 personnes.

• Forge Tech, forfait Pro : 99 $/mois pour toute l'entreprise, jusqu'à 10 utilisateurs. Calendrier et Tâches sont inclus avec le reste du forfait (paie québécoise, CRM, projets). Une 7e personne s'ajoute : 0 $ de plus.
• Un outil facturé par utilisateur : 6 × son prix mensuel, puis 7 × à la prochaine embauche.

Une nuance, pour que la comparaison reste juste : si tu gardes Microsoft 365 pour ta boîte courriel et Excel, ce calcul ne remplace pas cette facture-là. Il te dit seulement si tu dois payer un outil de plus pour le calendrier d'équipe et les tâches. Sur les forfaits Base (29 $) ou Starter (49 $), Calendrier et Tâches s'ajoutent à la carte, à 24,99 $/mois chacun.

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— Guillaume Régimbald, Fondateur, Forge Tech Inc.